Teknik Menulis Newsletter

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan dalam menyusun dan menulis Newsletter :

a. Tentukan Format Newsletter

Apakah newsletter akan dicetak atau dikirim dalam bentuk E-mail? Jika dicetak, apakah cukup dengan dua sampai empat halaman atau lebih? Akankah dicetak dengan warna hitam putih, dua atau empat warna? Perlukah mempergunakan logo perusahaan? Tata letak yang menarik juga terkadang membutuhkan tenaga ahli. Semuanya perlu dipertimbangkan karena berhubungan dengan anggaran.

b. Selalu Pikirkan Publik Sasaran

Apa yang relevan bagi publik? Hal-hal apa saja yang penting? Menjadi suatu tantangan bagi para praktisi untuk menemukan cara agar pembaca merasa nyaman saat menyimak informasi yang ada. Ketika Publik sasaran adalah publik internal dari sebuah lembaga pendidikan bahasa inggris, misalnya, akan lebih baik newsletter ditulis dalam bahasa inggris.

c. Menjaga Keteraturan Penerbitan

Praktisi Public Relations harus bersikap realistis terhadap seberapa jauh dia mampu secara teratur menulis dan mengedarkan newsletter. Harus diingat bahwa seorang praktisi tidak hanya menulis. Oleh karena itu, ada baiknya mengajak bagian lain untuk menulis newsletter perusahaan dan praktisi akan bertindak sebagai editor.

d. Mulailah dengan Tulisan yang Memiliki Latar Belakang yang baik

Newsletter yang paling mendasar harus terdiri dari beberapa item berita singkat, cerita lead, dan pesan dari pihak manajemen. Baru kemudian dikembangkan dengan memasukan tulisan feature, kolom, editorial, kartun, berita organisasi, dsb. Seringkali riset pustaka dan wawancara perlu dilakukan untuk membangun cerita yang kuat. Cerita yang ditulis tanpa dasar akan menggangggu reputasi perusahaan jika dikemudian hari diketahui bahwa praktisi tidak jujur dalam penulisan berita atau feature dalam newsletter.

e. Gunakan Headline dalam Setiap Artikel dan Captions untuk setiap Gambar

Terkadang, newsletter untuk hotel, restoran, atau spa, lebih didominasi oleh gambar yang cerah untuk menarik public sasaran. Newsletter dari industry jasa tersebut seringkali berisi produk jasa atau makanan yang ditawarkan.

f. Pertimbangkan Bagaimana Newsletter akan Dibaca Sebelum Mempertimbangkan Penampilan

Grafik yang atraktif dapat mengganggu isi newsletter.  Isi yang relevan dan ditulis dengan baik harus dapat di baca sebagai sebuah artikel walaupun sederhana. Selain itu, newsletter yang dikirim lewat email juga akan memiliki karakteristik yang berbeda dengan versi cetak.

g. Lead Dengan Item yang Kuat Memiliki Daya Tarik yang Kuat

Belajarlah dari intitusi media massa terbaik. Seseorang memutuskan untuk membaca atau tidak dalam hitungan detik. Editorial atau pesan dari pimpinan harus memiliki ruang tetap setelah item lead. Berita organisasi atau yang lebih spesifik ditempatkan sesudahnya. Hal tersebut akan berpeluang terhadap pemberian perhatian. Sementara yang sudah familiar dengan newsletter anda akan tahu di mana harus mencari informasi yang mereka ingikan.

h. Pelajari Perbedaan antara Informasi Sederhana dengan Sebuah Cerita

Informasi menjadi sebuah cerita ketika seseorang membicarakannya. Kutip beberapa sumber saat menulis cerita. Kutipan membuat cerita menjadi lebih hidup. Kutipan diharapkan dapat menginspirasi orang lain untuk melakukan hal yang sama yang ditulis dalam newsletter.

i. Newsletter yang Berhasil Tergantung pada Sumber yang Banyak dan Terpercaya

Pertimbangkanlah kotak penghargaan yang berisi daftar orang yang member kontribusi terhadap penulisan sebuah isu. Hal itu akan mendorong seseorang untuk membantu dan memotivasi orang lain agar bersedia berpartisipasi.

j. Selalu Berusaha Mendapatkan Respon dari Pembaca atau Publik Sasaran.

Amati publik bagaimana membaca newsletter. Bicaralah dengan beberapa pembaca sebagai testimoni setelah penerbitan. Lakukan survei readership secara teratur. Analisis apa yang terjadi. Hal itu penting untuk perbaikan newsletter di masa yang akan datang.